文書ファイル・名前の付け方のコツ
どんどんたまる文書ファイル。あとで「あの文書、どこにしまったっけ？」という事態を防ぐため・文書ファイル名前の付け方コツを紹介します。
ファイル名の冒頭に日付を入れる。
例 12-23 学級通信23号
12-25 進路便り４号
文書ファイルの分類・保存は本当に頭が痛い。
かつ、学校の先生は授業ばかりでなく、学級経営、校務分掌、行事運営など
多岐な仕事をこなしており、時とともに変化していく。
これだ、という分類方法を見つけるのは難しい。
キーワードも、時間がたつと忘れてしまう。
はっきりしているのは、「いつごろに作成したか」
である。ファイル名の冒頭に日付を入れておく
→年度ごとに保存しておくと、複数年経過した後でも
イメージ通り文書ファイルを捜すことができた。
合唱コンクール実行委員長を経験した。
担当の人ごとに使う文書ファイル・表計算ファイルが違っていた。
冒頭に日付を入れ、保存しておいた。
すると、次年度担当になった先生から
「いつ、何をしたか、一目でわかった」と
感謝された。